Registres obligatoires : ce qu'un employeur doit tenir dès le premier salarié

Lors d'une visite, l'inspection du travail peut se faire présenter tous les registres et documents que la loi impose à l'employeur (article L. 8113-4 du Code du travail). Pour une TPE, la liste tient en quelques registres. Le plus connu, le registre unique du personnel, est dû dès la première embauche.

Le registre unique du personnel, dès le premier salarié

Chaque salarié y est inscrit au moment de son embauche, dans l'ordre des embauches et de façon indélébile (article L. 1221-13). Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie à part, dans l'ordre de leur arrivée. Pour chaque salarié, le registre indique (article D. 1221-23) :

• nom, prénoms, nationalité, date de naissance et sexe ;
• emploi et qualification ;
• dates d'entrée et de sortie ;
• le cas échéant, la mention « contrat à durée déterminée », « salarié à temps partiel », « apprenti » ou « contrat de professionnalisation », « salarié temporaire » avec le nom et l'adresse de l'agence d'intérim, ou « mis à disposition par un groupement d'employeurs » ;
• pour un salarié étranger, le type et le numéro du titre qui l'autorise à travailler, dont une copie est jointe au registre.

Pour un stagiaire, le registre porte les dates de début et de fin du stage, le nom du tuteur et le lieu de présence. Chaque changement, une fin de contrat ou un passage à temps partiel, est reporté au moment où il survient.

Le registre se conserve cinq ans après le départ du salarié (article R. 1221-26). Il peut être tenu dans un logiciel, à condition de restituer toutes les mentions sans risque d'altération et, si l'entreprise a un comité social et économique (CSE), après l'avoir consulté. Le CSE, l'inspection du travail et l'Urssaf peuvent le consulter. Un registre absent ou incomplet est puni d'une amende de 750 € au plus, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés (article R. 1227-7), et cinq fois plus pour une société.

Les vérifications de sécurité

Les rapports des vérifications périodiques sont conservés et tenus à la disposition de l'inspection du travail et de la Carsat (articles L. 4711-1 et suivants) :

• installations électriques : résultats des vérifications et travaux réalisés pour corriger les défauts, consignés sur un registre (article R. 4226-19) ;
• équipements de travail soumis à vérification, comme les appareils de levage, et équipements de protection individuelle concernés : résultats des vérifications générales périodiques (article R. 4323-25) ;
• matériel d'incendie et exercices d'évacuation, au moins tous les six mois, dans les établissements tenus d'avoir une consigne incendie, c'est-à-dire ceux où plus de 50 personnes sont habituellement présentes ou qui manipulent des matières inflammables (article R. 4227-39).

Ces documents peuvent être regroupés dans un registre unique de sécurité. On garde ceux des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux derniers contrôles (article D. 4711-3). Les observations et mises en demeure de l'inspection du travail n'ont plus de registre propre, mais se conservent aussi cinq ans et peuvent y être classées.

Les heures de travail

Il n'existe pas de « registre des heures supplémentaires » sous ce nom. Pour les salariés qui ne suivent pas l'horaire collectif affiché, l'employeur décompte chaque jour les heures travaillées et en fait le récapitulatif chaque semaine (article D. 3171-8). Le cumul des heures supplémentaires et des repos compensateurs figure sur un document mensuel joint au bulletin de paie. Pour un salarié au forfait jours, le décompte porte sur les jours et demi-journées travaillés dans l'année. Ces décomptes se conservent un an, trois ans pour les forfaits jours (article D. 3171-16).

Deux registres s'ajoutent selon l'organisation du travail : la composition nominative des équipes, en cas de travail en équipes successives ou par roulement, dans un registre ou sur un tableau affiché (article D. 3171-7) ; et un registre du repos hebdomadaire quand les salariés n'ont pas tous le même jour de repos (article R. 3172-2). L'absence de ce dernier est punie de 1 500 € d'amende par salarié concerné (article R. 3135-2).

Le registre des alertes, et ceux du CSE

L'employeur tient un registre spécial, à pages numérotées, où sont consignées les alertes des salariés ou des élus sur un produit ou un procédé qu'ils estiment dangereux pour la santé publique ou l'environnement (article D. 4133-1).

Avec un CSE, à partir de 11 salariés, deux registres s'y ajoutent :

• le registre spécial des dangers graves et imminents, où un élu consigne son alerte : postes concernés, nature et cause du danger, salariés exposés (article D. 4132-1) ;
• jusqu'à 49 salariés, le registre où sont transcrites les questions écrites des élus et les réponses motivées de l'employeur, que les salariés peuvent consulter une fois par quinzaine (article L. 2315-22).

Facultatif, le registre des accidents bénins

Un accident sans arrêt de travail ni soins médicaux, comme une petite coupure soignée sur place, peut être inscrit dans un registre au lieu d'être déclaré à la caisse primaire d'assurance maladie (article L. 441-4 du Code de la sécurité sociale). Il faut la présence permanente d'un médecin, d'un infirmier ou d'un sauveteur secouriste du travail, un poste de secours d'urgence et, à partir de 11 salariés, un CSE en place. Depuis mai 2021, l'autorisation de la Carsat n'est plus nécessaire : l'employeur l'informe. L'accident est inscrit dans les 48 heures, et le registre se conserve cinq ans. Si des soins ou un arrêt suivent, l'accident doit être déclaré.

Le document unique se garde 40 ans

Le document unique d'évaluation des risques n'est pas un registre, mais il se conserve quarante ans, versions antérieures comprises (article R. 4121-4). Depuis la loi du 25 juin 2026 contre les fraudes sociales et fiscales, son absence peut aussi entraîner une amende administrative allant jusqu'à 4 000 € par salarié concerné. Son contenu est détaillé dans notre article Document unique (DUERP) : ce qu'une TPE doit vraiment faire, et ce qu'il faut afficher dans les locaux dans notre article Affichages obligatoires dans l'entreprise.

Regrouper ces registres dans un même dossier, papier ou partagé, et en confier la mise à jour à une seule personne évite de les chercher le jour d'un contrôle. La revue de ces routines administratives fait partie des missions de FiConseils auprès des dirigeants de TPE et PME : parlons-en.

Sources : service-public.fr, INRS, Code du travail (articles L. 1221-13, D. 1221-23, R. 1221-26, R. 1227-7, L. 4711-1, D. 4711-3, R. 4226-19, R. 4323-25, R. 4227-39, D. 3171-8, D. 3171-16, R. 3172-2, D. 4132-1, D. 4133-1, L. 2315-22, R. 4121-4, L. 8113-4), Code de la sécurité sociale (article L. 441-4), loi n° 2026-534 du 25 juin 2026. Article à jour au 19 octobre 2026.